I Outlook 2007, 2010 og 2013 kan man lave en backup af sine e-mails ved at dem til en PST-fil. Kalender, opgaver og kontakter kan ligeledes eksporteres.
Følgende vejledning er til den engelske version, og menupunkterne hedder derfor noget andet i den danske version af Outlook.
Bemærk: I Outlook 2007 tilgår man Importer/Eksporter direkte fra Filer-menuen. I Outlook 2010 tilgås menuen via Filer -> Indstillinger -> Avanceret. Herefter er det samme fremgangsmåde.
1. Åbn ”File”
2. Åbn ”Open & Export”
3. Åbn ”Import/Export”.
4. Vælg ”Export to a file”
5. Vælg Outlook Data File (.pst)
6. Vælg niveauet hvorfra der skal importeres. Husk at medtage undermapper og vælg kontoen ved rodniveauet for at få alle mapper med.
7. Bekræft filnavn og mappe. Denne kan ændres til noget andet – fx skrivebordet.
Bemærk at det anbefales at erstatte duplikerede emner.
8. Undlad at indtaste en adgangskode ved blot at trykke OK
9. PST-filen oprettes nu. Bemærk at det kan tage flere minutter.
Efter den er gemt, og en ny mailkonto er intalleret, kan man vælge samme procedure – blot med omvendt fortegn. Dvs. at PST-filen importeres til den nye konto. Hermed bevarer man mappestruktur, og de gamle mails lægges ind på den nye konto og synkroniseres op med mailserveren.
10. Klik på File -> Open & Export -> Import/Export som før.
11. Vælg ”Import from another program or file”/"Importer fra et andet program eller anden fil" og tryk på “Next”/"Næste".
12. Vælg Outlook Data File (.pst)/Privatmappefil (.pst) og tryk på “Next”/"Næste".
13. Find PST-filen, som du eksporterede tidligere. Vælg, hvordan du behandler duplikerede emner og tryk ”Næste” igen.
14. Indtast evt. password, hvis der spørges til det.
15. Vælg hvilke mapper der skal importeres fra – dette er som udgangspunkt alle mapper. Tryk ”Finish”, og importen går i gang.
